30 Sekunden Vorbereitung auf die Kaltakquise können darüber entscheiden, ob aus einem Anruf ein relevantes Gespräch wird oder Dein Gesprächspartner bereits nach wenigen Sekunden wieder aussteigen möchte.
Das klingt zunächst nach sehr wenig Zeit. Schließlich erwarten wir von Verkäufern, dass sie ihre potenziellen Kunden kennen, relevante Herausforderungen verstehen und im richtigen Moment die richtigen Fragen stellen. Muss eine professionelle Vorbereitung auf die Kaltakquise dann nicht wesentlich länger dauern? Nicht unbedingt. Ich bin sogar der Meinung, dass Verkäufer aufpassen müssen, sich nicht zu Tode zu recherchieren. Wer vor jedem Erstkontakt 15 oder 20 Minuten recherchiert, kann vielleicht hervorragend vorbereitet sein, schafft aber kaum noch eine vernünftige Anzahl an Kontakten.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wie viel kann ich über dieses Unternehmen herausfinden? Sondern: Was muss ich wissen, damit mein Anruf für diesen Gesprächspartner relevant werden kann? Genau dafür reicht häufig eine kurze, aber konsequente 30-Sekunden-Routine.
Warum Vorbereitung auf die Kaltakquise so wichtig ist
Kaltakquise bedeutet immer, dass Du einen Menschen kontaktierst, der in diesem Moment nicht auf Deinen Anruf gewartet hat. Du musst deshalb relativ schnell einen Grund liefern, weshalb es sich für ihn lohnt, das Gespräch fortzusetzen.
Wer vollkommen unvorbereitet anruft, greift häufig auf allgemeine Formulierungen zurück. Dann geht es um das eigene Unternehmen, das Produkt, besondere Leistungen oder die Frage, ob grundsätzlich Interesse besteht. Das Problem dabei: All diese Informationen beantworten zunächst nicht die wichtigste Frage Deines Gesprächspartners – was hat das mit mir zu tun?
Eine gute Vorbereitung auf die Kaltakquise muss deshalb nicht dazu führen, dass Du bereits alles über Deinen Kunden weißt. Sie soll Dir helfen, eine plausible Verbindung zwischen der Situation des Kunden und dem Nutzen Deiner Lösung herzustellen. Dabei geht es nicht darum, dem Kunden ein Problem einzureden. Du entwickelst lediglich eine Hypothese, die Du im Gespräch überprüfen kannst.
Die 30-Sekunden-Routine: Drei Fragen vor jedem Anruf
Ich würde die Vorbereitung bewusst einfach halten. Bevor Du die Nummer wählst, solltest Du drei Fragen beantworten können:
- Was weiß ich über dieses Unternehmen?
- Warum könnte meine Lösung gerade für dieses Unternehmen relevant sein?
- Was möchte ich in diesem Gespräch herausfinden?
Mehr braucht es für einen ersten Kontakt häufig nicht. Entscheidend ist allerdings, dass Du Dir diese Fragen tatsächlich stellst und nicht einfach die nächste Nummer aus dem CRM anklickst.
1. Was weiß ich über dieses Unternehmen?
Du brauchst keine umfassende Unternehmensanalyse. Suche nach einem oder zwei Punkten, die Dir helfen, die aktuelle Situation besser einzuordnen. Dafür reichen häufig bereits die Unternehmenswebsite, LinkedIn, aktuelle Nachrichten oder vorhandene Informationen aus Deinem CRM.
Interessant können beispielsweise folgende Beobachtungen sein:
- Das Unternehmen hat einen neuen Standort eröffnet.
- Die Mitarbeiterzahl ist deutlich gestiegen.
- Das Produktportfolio wurde erweitert.
- Es werden auffällig viele neue Mitarbeiter gesucht.
- Das Unternehmen expandiert in neue Märkte.
- Es wurde eine andere Firma übernommen.
- Eine neue Geschäftsführung oder Bereichsleitung wurde eingesetzt.
- Auf der Website wird eine neue strategische Ausrichtung kommuniziert.
Entscheidend ist nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Du suchst nach einem Punkt, der einen Bezug zu Deiner Lösung haben könnte.
Ein IT-Dienstleister könnte bei starkem Wachstum beispielsweise darüber nachdenken, welche Auswirkungen zusätzliche Mitarbeiter und Standorte auf Infrastruktur, Administration oder IT-Sicherheit haben. Ein Softwareanbieter könnte sich fragen, ob bestehende Prozesse mit dem Wachstum noch effizient skalieren. Ein Anbieter technischer Anlagen könnte bei einer Produktionserweiterung prüfen, ob Kapazität, Ausfallsicherheit oder Energieeffizienz relevant werden.
Die Beobachtung ist dabei noch keine Diagnose. Sie liefert Dir lediglich eine begründete Hypothese.
2. Warum könnte meine Lösung gerade jetzt relevant sein?
Das kleine Wort gerade ist entscheidend.
Natürlich möchtest Du Unternehmen kontaktieren, die grundsätzlich zu Deiner Zielgruppe passen. Für ein gutes Akquisegespräch reicht die reine Zielgruppenzugehörigkeit aber häufig nicht aus. Interessanter ist die Frage, warum Dein Thema jetzt relevant sein könnte.
Neben Veränderungen im Unternehmen können dafür auch externe Ereignisse sorgen: neue gesetzliche Anforderungen, technologische Veränderungen, Sicherheitsvorfälle in einer Branche, steigende Kosten, veränderte Kundenanforderungen oder das Supportende einer verbreiteten Technologie.
Angenommen, Du verkaufst eine Lösung für IT-Sicherheit. Dann ist Deine Vorbereitung nicht abgeschlossen, wenn Du weißt, dass das Unternehmen 200 Mitarbeiter beschäftigt. Spannender ist die Frage, ob es aktuell einen Anlass gibt, der IT-Sicherheit für genau dieses Unternehmen besonders relevant machen könnte.
Dasselbe Prinzip gilt für technische Lösungen. Wenn ein Unternehmen gerade seine Produktionskapazitäten erweitert, entstehen möglicherweise neue Anforderungen an Anlagen, Wartung oder Energieverbrauch. Bei einer Softwarelösung kann starkes Wachstum dazu führen, dass manuelle Prozesse und Insellösungen plötzlich zum Engpass werden.
Du musst nicht wissen, ob dieses Problem tatsächlich besteht. Genau das möchtest Du im Gespräch herausfinden.
3. Was möchte ich im Gespräch herausfinden?
Dieser Punkt wird aus meiner Sicht besonders häufig vergessen. Viele Verkäufer wissen vor einem Anruf ziemlich genau, was sie erzählen möchten. Viel wichtiger wäre jedoch zu wissen, was sie herausfinden möchten.
Wenn Du beispielsweise vermutest, dass starkes Unternehmenswachstum neue Anforderungen an die IT-Infrastruktur verursacht, brauchst Du nicht sofort Deine Lösung zu präsentieren. Deine Aufgabe besteht zunächst darin herauszufinden, ob Deine Hypothese überhaupt stimmt.
Eine passende Frage könnte dann beispielsweise lauten:
Wie stellen Sie aktuell sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur auch bei weiterem Wachstum stabil und leistungsfähig bleibt?
Ein Softwareanbieter könnte bei erkennbar starkem Wachstum fragen:
An welchen Stellen merken Sie aktuell, dass bestehende Prozesse mit dem Wachstum schwieriger skalierbar werden?
Und ein Anbieter technischer Lösungen könnte bei einer Kapazitätserweiterung beispielsweise fragen:
Welche zusätzlichen Anforderungen entstehen durch die höhere Auslastung aktuell bei Verfügbarkeit und Wartung Ihrer Anlagen?
Damit verändert sich die gesamte Gesprächshaltung. Du rufst nicht an, um möglichst schnell Dein Produkt zu erklären. Du rufst an, um herauszufinden, ob es überhaupt einen sinnvollen Ansatzpunkt für ein weiteres Gespräch gibt.
30 Sekunden statt zehn Minuten Recherche
Natürlich gibt es Kontakte, bei denen eine intensivere Vorbereitung sinnvoll ist. Wenn Du einen strategisch wichtigen Großkunden ansprichst oder einen konkreten Entscheider erreichen möchtest, darf die Recherche deutlich umfangreicher sein.
Bei einer systematischen Kaltakquise muss Vorbereitung aber auch wirtschaftlich bleiben. Wenn ein Verkäufer zehn Minuten recherchiert und anschließend nach 30 Sekunden erfährt, dass das Unternehmen grundsätzlich nicht infrage kommt, stimmt das Verhältnis irgendwann nicht mehr.
Deshalb würde ich zwischen Basisvorbereitung und Tiefenrecherche unterscheiden. Die Basisvorbereitung erfolgt vor jedem Erstkontakt und soll innerhalb kurzer Zeit einen relevanten Gesprächsansatz liefern. Eine tiefere Recherche lohnt sich, sobald erkennbar wird, dass tatsächlich Potenzial besteht oder ein wichtiger Gesprächstermin vorbereitet wird.
Die 30-Sekunden-Regel ist dabei natürlich keine Stoppuhr-Vorgabe. Es geht um das Prinzip: So viel Vorbereitung wie nötig, aber nicht so viel wie möglich.
Vorbereitung bedeutet nicht, das Gespräch vorher zu kennen
Eine Gefahr guter Vorbereitung besteht darin, dass aus einer Hypothese plötzlich eine vermeintliche Gewissheit wird. Du hast gesehen, dass ein Unternehmen wächst, und entscheidest bereits vor dem Gespräch, dass deshalb seine IT-Infrastruktur überlastet sein muss. Oder Du liest von einer Expansion und gehst automatisch davon aus, dass die bestehenden Prozesse nicht mehr funktionieren.
Damit würdest Du genau das Gegenteil dessen erreichen, was gute Vorbereitung leisten soll. Vorbereitung soll Dir helfen, bessere Fragen zu stellen. Sie soll Dir nicht die Antworten des Kunden vorwegnehmen.
Deshalb gefällt mir eine Formulierung wie:
Ich habe gesehen, dass Sie in den vergangenen Monaten stark gewachsen sind. Bei Unternehmen in einer vergleichbaren Situation entstehen häufig neue Anforderungen an die IT-Infrastruktur. Ich weiß natürlich nicht, ob das bei Ihnen ebenfalls ein Thema ist. Darf ich Ihnen dazu eine kurze Frage stellen?
Du zeigst Vorbereitung und Branchenverständnis, lässt Deinem Gesprächspartner aber jederzeit die Möglichkeit zu sagen: Nein, das ist bei uns überhaupt kein Thema. Genau daraus entsteht ein Gespräch auf Augenhöhe.
Ein Gesprächsleitfaden unterstützt die Vorbereitung
Eine solche 30-Sekunden-Routine funktioniert besonders gut, wenn Dein Vertriebsteam nicht jedes Mal bei null anfangen muss. Dafür kannst Du für verschiedene Zielgruppen typische Beobachtungen, aktuelle Anlässe, mögliche Hypothesen und geeignete Fragen vorbereiten.
Das ist für mich ein sinnvoller Gesprächsleitfaden. Er schreibt dem Verkäufer nicht Satz für Satz vor, was er sagen muss, sondern stellt ihm einen Werkzeugkasten zur Verfügung. Je nach Unternehmen und Situation kann er daraus den passenden Gesprächsansatz auswählen.
Gerade in der telefonischen Akquise lassen sich solche Routinen sehr gut trainieren. In einem Telefontraining geht es deshalb nicht nur um Formulierungen, sondern auch darum, Vorbereitung, Gesprächseinstieg, Fragetechnik, aktives Zuhören und den Umgang mit Einwänden miteinander zu verbinden.
Vorbereitung ist nur der erste Schritt
Die beste Vorbereitung hilft wenig, wenn der Verkäufer anschließend nicht zuhört. Sobald das Gespräch beginnt, muss die vorbereitete Hypothese in den Hintergrund treten und die tatsächliche Situation des Kunden in den Mittelpunkt rücken.
Genau deshalb gehört professionelle Akquise für mich immer in den Kontext des gesamten Verkaufsgesprächs. Bedarf verstehen, Motive erkennen, Nutzen vermitteln, Einwände bearbeiten und einen verbindlichen nächsten Schritt vereinbaren gehören zusammen. In einem nachhaltigen Vertriebstraining sollte deshalb nicht nur der erste Kontakt trainiert werden, sondern das Zusammenspiel aller Phasen des Verkaufsprozesses.
Die Vorbereitung schafft lediglich die Voraussetzung dafür, überhaupt die Chance auf dieses Gespräch zu bekommen.
Fazit: Gute Vorbereitung auf die Kaltakquise muss nicht lange dauern
Eine professionelle Vorbereitung auf die Kaltakquise bedeutet nicht, vor jedem Telefonat eine umfassende Unternehmensanalyse durchzuführen. Häufig reichen wenige Sekunden, wenn Du weißt, wonach Du suchst.
Stelle Dir vor jedem Erstkontakt drei Fragen: Was weiß ich über dieses Unternehmen? Warum könnte meine Lösung gerade jetzt relevant sein? Und was möchte ich im Gespräch herausfinden? Damit hast Du einen konkreten Anlass, eine plausible Hypothese und ein klares Gesprächsziel.
Die 30-Sekunden-Routine soll Dir dabei keinen perfekten Gesprächsverlauf vorgeben. Sie soll verhindern, dass Du ohne jeden Bezug zum Kunden anrufst und anschließend versuchst, Dich mit einer Produktpräsentation interessant zu machen.
Gute Vorbereitung bedeutet nicht, dass Du schon weißt, was Dein Kunde braucht. Sie sorgt dafür, dass Du bessere Fragen stellen kannst, um es herauszufinden.
Du möchtest Deine Akquise systematischer entwickeln?
Wenn Du die telefonische Akquise Deines Vertriebsteams praxisnah weiterentwickeln möchtest, können wir in einem Telefontraining genau an Vorbereitung, Gesprächseinstieg, Fragetechnik und Gesprächsführung arbeiten. Wenn es um die Weiterentwicklung des gesamten Verkaufsprozesses geht, ist ein nachhaltiges Vertriebstraining der passende Ansatz.
Wenn Du wissen möchtest, welche Vorgehensweise für Dein Vertriebsteam sinnvoll ist, können wir uns Deine aktuelle Situation gemeinsam anschauen. Hier kannst Du direkt einen Gesprächstermin mit mir vereinbaren.